Dokumen lelang Eproc Tidak Bisa Dibuka?

Tiba-tiba sms, telepon dan email bermunculan. Isinya adalah pertanyaan bagaimana jika dokumen penawaran tidak bisa dibuka? tidak bisa dienskrip dan tidak bisa dibaca?

Jika dokumen tidak bisa dibuka apa penyedia tidak curiga kenapa tidak bisa dibuka padahal saat mengenskripsi menggunakan apendo rekanan sudah muncul rhs nya, itu adalah seklumit cerita ketika ada satu atau beberapa dokumen penyedia yang memasukan penawaran tidak bisa dibuka oleh panitia pengadaan, kenapa? ada beberapa kemungkinan dokumen penawaran tidak bisa dibuka antara lain

1. Pada saat proses penyedia merubah dokumen penawaran dari bentuk word/excel/scan ke pdf tidak sempurna (menggunakan software bermasalah atau habis masa penggunaan atau masa trial)
2. Proses merubah dokumen pdf ke bentuk rhs dengan menggunakan apendo rekanan. disini kemungkinan muncul masalah ketika hasil enskripsinya di hash dan di rhs nya berbeda dengan kapasitas memori di dokumen yang dienskripsi. (harus dicek).
3. Pada saat upload dokumen rhs waktunya terputus ditengah jalan sehingga dokumen uploadnya tidak sempurna (disarankan tidak mendekati batas akhir waktu pemasukan untuk mencegah terjadinya gagal upload dan dijamin bahwa dokumen penawaran perusahaan tidak akan bisa dibaca penyedia lain. bahkan panitia baru bisa membuka dokumen ketika sudah memasuki waktu pembukaan).
4. Panitia menggunakan apendo yang sudah pernah digunakan untuk membaca (disini panitia sebaiknya mendownload terlebih dahulu apendo panitia yang terbaru) karena apendo panitia hanya bisa digunakan untuk membaca/mengenskripsi dokumen penawaran sekali. jika digunakan lagi maka apendo tidak bisa membaca atau eror/ corrupt.

Tindakan panitia pengadaan jika ada dokumen lelang yang tidak bisa dienskripsi adalah dengan mengirim dokumen ke LPSE. dimana tim LPSE akan mencoba mengenskripsi ulang. jika tidak bisa maka akan dikirim ke LKPP. jika di LKPP tidak bisa maka akan di kirim ke Lembaga Sandi Negara dimana akan dilakukan forensik IT. Jika tidak bisa dibaca maka LKPP akan membuat berita acara analisa file dokumen penawaran. Proses pembacaan dokumen yang tidak bisa dienskripsi ini memakan waktu kurang lebih 3 hari kerja. Jadi panitia diharapakan merubah/memundurkan waktu evaluasi penawaran. sesuai dengan Perka LKPP No 1 Tahun 2011

Dengan tidak bisa dibukanya dokumen penawaran penyedia maka akan memunculkan kecurigaan penyedia kenapa dokumen penawaranya tidak bisa dibuka? apakah ada permainan? atau kesengajaan? karena ketika lelang manual dulu tidak ada dokumen yang tidak bisa dibuka dan malah disaksikan oleh semua penyedia yang ikut lelang. Analoginya begini ketika lelang manual perusahaan digugurkan jika sampai batas waktu akhir pemasukan dokumen tidak datang dan menyerahkan dokumen penawaran ada beberapa kemungkinan yang terjadi misalnya dokumennya belum selesai dibuat, saat proses kirim tiba-tiba bagian pengiriman jatuh dari kendaraanya pas batas waktunya habis dll. Proses pemasukan dokumen juga hampir sama dengan analogi manual bedanya hanya di sistem/ aplikasi SPSE. untuk itu diharapkan penyedia benar-benar mengecek dari proses merubah dokumen sampai proses upload dokumen sehingga tidak mengalami kegagalan dalam mengirim dokumen penawaran.